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La Business Intelligence au service du développement de votre structure

31/05/2018

La mutation du secteur des services à la personne et de l’aide à domicile, engendrée il y a quelques années, oblige les dirigeants de structures à repenser leur mode de fonctionnement et à réfléchir comment être pérennes. Seulement quels sont les outils mis à leur disposition ?

Qu’est-ce que la Business Intelligence ?

Une solution de plus en plus utilisée est la Business Intelligence. Mais qu’est-ce ? Selon le site bigdata.fr la Business Intelligence désigne « les applications, les infrastructures, les outils et les pratiques offrant l’accès à l’information pour améliorer et optimiser les décisions et les performances d’une entreprise ». Penser à un outil comme celui-là pour les structures de SAP ne peut être que bénéfique car il permet d’aider à la prise de décision, de mieux s’organiser, de générer plus de revenus et, par conséquent, pourquoi pas de prendre le pas sur la concurrence.

En outre, à l’heure où les nouvelles entreprises semblent faire trembler l’écosystème économique, il est important pour les dirigeants d’être au plus près de leur activité et donc d’analyser toutes les données de leur structure pour perdurer et réussir à se développer.

Pour répondre à ces problématiques, Microsoft propose un outil nommé Power BI. Il est décrit comme « une suite d’outils d’analyse offrant des insights dans l’ensemble de votre organisation ». Power BI étant assez général, Ximi, partenaire Microsoft, permet d’utiliser l’outil spécialement pour votre structure de services à la personne. Les données sont directement tirées depuis le logiciel métier, vous avez donc la possibilité de créer vos propres rapports comme vous le souhaitez. L’autonomie dans le pilotage de sa structure est aujourd’hui une réelle nécessité, le temps où vous dépendiez des éditeurs est révolu. Vous pouvez donc créer vos rapports spécialement pour les services à la personne selon des catégories données.

Power BI chiffre d'affaires services à la personne

Comportement du chiffre d’affaires

    En tant que dirigeant, le premier indicateur suivi est souvent le chiffre d’affaires. Grâce aux tableaux de bord, cela peut se faire en un coup d’œil de façon complète et détaillée.

  • Évolution dans le temps : par jour, par semaine, par mois, par trimestre, par an ; ou pour une période précise
  • Évolution géographique : par département ou par région
  • Répartition par responsable de secteur
  • Répartition par activité : ménage, repassage, garde d’enfants, accompagnement…

Vous souhaitez développer une nouvelle activité ? Ce type de rapport vous permettra déjà d’avoir une première idée des résultats.

Power BI Analyse Activite aide a domicile

Analyse de l’activité

Au cœur de l’activité se trouve la gestion du planning. L’impact des heures annulées peut être significatif sur l’activité. Pour un dirigeant, le suivi ne peut se faire dans le détail des missions. Avec la Business Intelligence, il est possible d’analyser les tendances pour s’assurer que tout se déroule correctement.

  • Quantité (ou nombre) d’heures annulées par rapport au nombre d’heures planifiées
  • Répartition du nombre d’heures annulées par activité (ménage, repassage, accompagnement…)
  • Motif de l’annulation (absence salarié, absence client, événement intervenant)

Gestion de la relation clients / bénéficiaires

Pour développer son activité, il est important de bien connaître ses clients et bénéficiaires, et de mesurer l’efficacité de la stratégie commerciale.

    Des indicateurs spécifiques peuvent y aider :

  • Evolution du nombre de clients actifs
  • Taux de transformation des devis
  • Source des clients (comment vous ont-ils connus ?) : mailings, brochures, flyers, etc.
  • Catégorie socio-professionnelle
  • Disposition du lieu de vie

Power BI CRM services a la personne

Suivi de la gestion des demandes

Parce que le service client est toujours un excellent indicateur de la satisfaction de vos bénéficiaires, analysez en un clin d’œil l’évolution de vos demandes clients.

  • Nombre de demandes critiques ouvertes
  • Nombre de demandes par état (faible / moyen / élevé / critique)
  • Taux de résolution des demandes

Power BI Qualite aide a domicile

Rapports d’activité pour les financeurs

Dans le cadre des accords avec les organismes publics (CPOM par exemple) ou avec des financeurs, il est souvent demandé des rapports d’activité réguliers. Au-delà du gain de temps, être dans la capacité de fournir ces rapports sans délai et dans des formats standardisés pourrait représenter un avantage par rapport aux dossiers des concurrents.

    Exemples d’indicateurs fréquemment utilisés dans ce cadre :

  • Charges de fonctionnement
  • Taux de personnel administratif et d’encadrement intermédiaire
  • Taux de Qualification
  • Ratio heures facturées / Heures payées.
  • Répartition des types d’heures par catégories salariales
  • Analyse des kilomètres d’inter-vacations

Suivi d’activité spécifique pour les SSIAD

Pour la gestion d’une structure de soins infirmiers, les données à surveiller comprennent aussi des informations très spécifiques au métier, au-delà de ce qui a été mentionné jusqu’ici.

  • Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation
  • Répartition par âge des personnes accompagnées au 31/12
  • Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des GIR (1 à 6) (dernier GMP connu)
  • Profil des personnes accompagnées : Répartition en fonction des types de déficiences observées au 31/12
  • Durée moyenne de séjour / d’accompagnement des personnes sorties définitivement au cours de l’année (en nombre de jours)
J’utilise déjà Ximi, est-ce intéressant pour moi ?

Voici un aperçu des avantages complémentaires que peuvent vous apporter Power BI :

  • Plus grande personnalisation de vos rapports et de leur rendu graphique
  • Plus grande liberté pour analyser vos données en profondeur
  • Partage facilité de vos rapports avec le reste de l’organisation
  • Visualisation interactive des graphiques qui évoluent dynamiquement en fonction de sélection sur le graphique voisin
  • Plus d’autonomie (après formation) pour la création de vos propres rapports avec Power Bi Desktop
  • Accès plus flexible à vos rapports et tableaux de bord au travers de l’application Mobile

Conclusion

En conclusion, les outils de Business Intelligence apportent un niveau de lecture extrêmement riche et précis de son activité. Leur intérêt réside à la fois dans la puissance de calcul pour brasser des données complexes et très nombreuses, et dans la flexibilité et la simplicité d’affichage pour que l’utilisateur puisse avoir toutes les informations utiles en un coup d’œil.
Les dirigeants de structures peuvent ainsi piloter l’activité quasiment en temps réel, accorder moins de temps à l’analyse et donc se consacrer davantage à la mise en œuvre de la stratégie. Cela répond aux exigences de réactivité, et même d’anticipation face à la digitalisation qui accélère le rythme d’évolution du secteur.