Comment Amaltia a accompagné
Ain Domicile Services dans son projet de grappe ?
Fiche d’identité
Création en 1988
Activités : Service d’aide et d’accompagnement à domicile
Agences :1 siège et 10 antennes de proximité
Intervenants : 200 prestataires
Mode : Prestataire et mandataire
Forme : Association loi 1901
Une solution adaptée
Ain Domicile Services, association loi 1901 basée en région Auvergne-Rhône-Alpes depuis plus de 30 ans, est un service d’aide et d’accompagnement à domicile dont le siège social et les 10 antennes de proximité sont installés sur tout le département de l’Ain. L’association, qui tend à se transformer en service autonomie dans les mois à venir, propose deux modes d’intervention : le mode mandataire (la personne aidée est l’employeur de son ou ses intervenants) et le mode prestataire (Ain Domicile Services fait intervenir au domicile de la personne aidée un ou plusieurs salariés). À ce jour, l’association compte près de 200 intervenants à domicile en mode prestataire, une centaine en mode mandataire,et une vingtaine de salariés administratifs.
En 2016, Ain Domicile Services fait le choix de passer sur un logiciel unique afin de mutualiser ses fonctions support (paie, facturation, ressources humaines…) et se dote ainsi du logiciel Ximi.
« Ce qui me plaît particulièrement avec le logiciel Ximi, c’est qu’il offre un large éventail de possibilités et qu’il fonctionne en Cloud, ce qui facilite le travail à distance de nos collaborateurs administratifs en leur permettant un accès continu à la plateforme. L’accès aux données intégrées et leur utilisation sont également très pratiques car ils me permettent de suivre nos indicateurs de pilotage de façon optimale. J’aime aussi le fait que, à chaque souci rencontré, nous avons travaillé en équipe à la recherche de solutions. Les remarques sont d’ailleurs prises en compte pour de potentielles évolutions du logiciel. »
Agathe JEANNIN, Responsable du pôle développement et innovations chez Ain Domicile Services.
L’innovation comme principal moteur
C’est il y a plus de deux ans, lors d’un webinar de l’ANAP (l’Agence nationale de la performance sanitaire et médico-sociale), que l’association entend parler du programme ESMS Numérique. Ce programme, qui vise à généraliser l’utilisation du numérique dans les établissements et services médico-sociaux (ESMS), repose principalement sur le déploiement d’un dossier usager informatisé (DUI) pour chaque personne accompagnée. Grâce aux crédits du Ségur de la Santé, ce programme permet de mobiliser 630 millions d’euros sur la période 2021-2025¹.
Cependant il est nécessaire de se regrouper à plus de 15 établissements (groupements appelés « grappes ») pour pouvoir candidater, ce qui semblait compliqué à mettre en place et lourd à porter pour Ain Domicile Services.
La constitution de grappes est obligatoire dans le cadre du programme ESMS Numérique car cela permet aux structures de se regrouper autour d’un projet commun (la qualité de service et d’accompagnement des bénéficiaires) et de bénéficier de soutiens financiers et d’accompagnement pour permettre sa mise en œuvre².
En 2021, les consultants de Amaltia contactent plusieurs ESMS clients de Ximi pour récolter les besoins de constitution de grappes. C’est lors de cet échange que l’association Ain Domicile Services manifeste son intérêt à Amaltia de se faire accompagner sur la mise en place d’une grappe. C’est avec l’envie que le soin et le médico-social puissent travailler en parfaite union au service du bénéficiaire, et la volonté d’être toujours dans l’innovation, que l’association Ain Domicile Services souhaite être un véritable acteur des évolutions et qu’elle décide donc de se positionner comme porteur de la grappe.
« Nous gardions ce projet en tête, en le laissant mûrir, sans vraiment lancer les actions car il nous
paraissait bien trop compliqué à mettre en place. Alors quand Amaltia nous a contactés pour savoir si nous avions un intérêt pour le projet, et si nous souhaitions être accompagnés, nous n’avons pas hésité. Nous étions satisfaits du logiciel Ximi et des relations que nous avions avec les équipes, donc c’était dans la continuité de poursuivre avec Amaltia sur ce projet de grappe. »
Agathe JEANNIN
Un accompagnement personnalisé pour un projet optimisé
Ain Domicile Services a d’abord été accompagné par ALLEA ─ acteur national de Ma Santé 2022 et de la transformation numérique du secteur du médico-social ─ sollicité par Amaltia pour les dépôts de dossiers. ALLEA a travaillé sur la raison d’être de la grappe et regroupé tous les éléments nécessaires pour la construire. Une fois la grappe déposée et sélectionnée par l’ARS au milieu de l’année 2022, Amaltia a repris la main sur l’accompagnement de l’association avec un AMOA (Assistant à Maîtrise d’OuvrAge) dédié au projet.
L’AMOA accompagne l’association sur les comités de pilotage et les comités opérationnels qui sont organisés bimensuellement.
Au niveau de la région Auvergne-Rhône-Alpes, l’association partage aussi des temps hebdomadaires avec l’ARS (Agence Régionale de Santé) et le GRADeS (Groupement Régional d’Appui au Développement de la e-Santé). Sur des sujets plus techniques (des problématiques de systèmes d’information par exemple), c’est l’AMOA qui se rend seul aux clubs ESMS ─ mis en place par l’ARS et le GRADeS ─ en tant que représentant de la grappe.
Ain Domicile Services a également été intégré au groupe des porteurs de projets par le GRADeS, impliquant une réunion en présentiel entre porteurs de grappes une fois par trimestre. Un temps d’échanges très intéressant car il permet à l’association de découvrir les retours d’expérience d’autres structures.
Enfin, l’association et l’AMOA ont des temps hebdomadaires pour faire un point sur les avancements, les difficultés rencontrées avec certaines structures dans la grappe, et les solutions pour avancer.
Des bénéfices insoupçonnés
16 structures de la région Auvergne-Rhône-Alpes, avec des valeurs communes (qualité de service, place du bénéficiaire, sens de l’accompagnement global) et majoritairement du réseau Adédom, composent actuellement la grappe avec Ain Domicile Services.
Toutes les structures sont différentes, que ce soit par la taille de la structure, l’avancement dans le
numérique ou le projet de service en lui-même. Certaines structures méritent un accompagnement plus soutenu. Ce point est vu avec l’AMOA, afin qu’il se rende plus disponible pour certaines structures si besoin.
« L’AMOA me soulage grandement, notamment en ce qui concerne la mutualisation des informations et l’organisation dans son ensemble, c’est un véritable gain de temps. Il me fait un retour simple et clair sur les évolutions du projet, ce qui est très appréciable quand il s’agit de sujets techniques, et se porte disponible très rapidement en cas de question. »
Agathe JEANNIN
La constitution de cette grappe a permis à l’association de rencontrer de nombreuses structures. En plus des points positifs évidents (soutien financier, accompagnement…), ce projet leur a permis de créer et nourrir des relations avec des acteurs de la région, et de travailler à la mutualisation de pratiques.
« Nous ne passons pas toujours par l’AMOA pour communiquer entre nous, nous nous entraidons sur d’autres sujets. »
Agathe JEANNIN
Un mot pour la fin ?
« Le projet nous paraissait bien compliqué en amont, mais au final pas du tout. Nous avons été très
bien accompagnés et nous recommanderons avec plaisir Ximi et Amaltia.
Mon vœu pour la suite ? Qu’on continue comme ça ensemble ! »
Agathe JEANNIN
1. Source : CNSA
2. Source : ESEA Nouvelle-Aquitaine
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