Digitalisation du secteur des SAP et du médico-social, Ximi revient sur son RDV annuel chez Microsoft (2/2)

Lors de la journée du 15 mars dernier, trois ateliers pratiques ont été organisés pour mettre en avant le fonctionnement d’outils digitaux variés dans le secteur de l’aide et du maintien à domicile :

• Le logiciel Ximi et sa gestion de planning
• L’application collaborative Teams pour aller sur une utilisation plus moderne de la bureautique Office
• L’application de télégestion mobile Ximi Mobile et son fonctionnement BYOD (Bring Your On Device)

Atelier 1 : Le logiciel Ximi et sa gestion de planning

Hervé Gambiez, Chef de produit Ximi, a introduit cet atelier en parlant des idées reçues sur Ximi.

Ximi est compliqué

Faux ! Le logiciel Ximi intègre des applications de téléphonie, de messagerie et de gestion des fichiers qui permet de regrouper un grand nombre d’informations sur la même interface de manière centralisée.
Une fois les paramétrages effectués, les traitements dans le logiciel sont étudiés pour être fluides et permettre de ne pas ressaisir une information à deux endroits différents.
Comme pour toute application, Ximi nécessite une prise en main mais nos équipes, en tant que partenaires de votre changement, vous accompagnent dans la formation des équipes terrains et administratives.

Ximi n’est pas adapté aux petites structures

Faux ! Ximi est un logiciel modulable qui s’adapte aux besoins des structures que vous soyez une structure privée en développement ou une association d’aide à domicile. Une structure constituée de quelques personnels administratifs et de quelques intervenants n’a en effet pas les mêmes besoins qu’un réseau. C’est pourquoi le logiciel Ximi permet, grâce à ses modules complémentaires de s’adapter à vos objectifs de croissance et de rentabilité.

Ximi est cher 

Faux ! La question qui doit être posée est : Quelles sont les économies que vous allez faire en prenant Ximi ?
Ximi est un système d’information complet et convergent. Cela signifie que ses tarifs incluent aussi bien l’application métier, que de la téléphonie, de messagerie, de l’hébergement de fichiers dans le Cloud et de la maintenance informatique. Il permet de rassembler plusieurs prestataires en un interlocuteur unique.
D’autre part, les économies ne se résument pas aux coûts réels d’un logiciel, d’un abonnement téléphonique ou même d’une maintenance informatique. En effet, Ximi permet également d’avoir une influence sur les coûts cachés, notamment ceux liés aux ressources humaines et au temps de travail en permettant de faire des gains de productivité considérables.

Ximi n’est pas esthétique

Faux ! Même si cette affirmation est assez subjective et qu’il est ici plutôt question d’appréciation Ximi a développé une version 4 de son logiciel pour améliorer la navigation, qui répond beaucoup plus aux besoins d’affichage mobile, tablette et ordinateur. Le planning a une vue d’ensemble qui est plus pertinente. 

Ximi n’est pas « ouvert »

Faux ! Ximi est déjà couplé avec un certain nombre d’applications pour la gestion des mandats SEPA, pour la création de rapports et statistiques de business intelligence, pour l’envoi de SMS, ou encore pour le paiement en ligne. Nos équipes mettent en place des API pour des solutions propriétaire tiers ou d’autres prestataires afin d’apporter une réelle valeur ajoutée au logiciel.

Atelier 2 : L’application collaborative Teams pour aller sur une utilisation plus moderne de la bureautique Office

Cet atelier a été présenté par Florian Verleene, Responsable Commercial Ximi et Laurianne Materne, Commerciale Ximi. L’objectif de cette présentation était d’aider les structures à se moderniser en leur proposant des solutions pouvant s’installer et se prendre en main facilement.

Avec l’arrivée du Cloud, les logiciels sont aujourd’hui de plus en plus accessibles, n’importe où et à tout moment. Ils s’utilisent également quelque soit l’appareil (ordinateur, smarthphone ou tablette) pour pouvoir s’adapter au besoin de mobilité et de collaboration de chacun.

C’est le cas des applications de Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook ; mais aussi de One Drive et Sharepoint (espaces de stockage sécurisés ), Skype Entreprise (outil de téléphonie/visoconférence par VOIP, Teams (interface collaborative), etc….

L’atelier s’est poursuivi par une démonstration de ces outils à travers l’application Teams.
Présentée comme un outil collaboratif en externe ou en interne, elle est également une plateforme qui permet de centraliser l’information et de partager des fichiers.
Teams est un « concentrateur des outils Office 365 » : on y retrouve la téléphonie, la messagerie instantanée, les agendas Outlook, la gestion de planning avec Planner, Power BI et même des outils externes comme Ximi.

Trois idées fondamentales que nous pouvons retenir sur Teams :
– Centraliser les informations sur une seule et unique plateforme
– Personnaliser ses équipes, ses sujets de discussions, ses gestions de projets, etc… car Teams s’adapte à votre manière de travailler et à votre équipe
– Collaborer avec tous les outils de communication possibles : téléphonie, réunions, tchat, fichiers partagés, etc.

Atelier 3 : L’application de télégestion mobile Ximi Mobile

Sami El Kassouf, Chef de produit Télégestion, a présenté l’atelier sur la Télégestion. Il nous a défini ce qu’est la télégestion pour Ximi « un système d’horodatage des interventions qui  permet principalement de pointer les interventions qui sont réalisées sur le terrain ».

Grâce à la télégestion, vous pouvez récupérer l’information en temps réel, dématérialiser vos feuilles de présence, optimiser votre activité grâce aux retours immédiats du terrain (absences, retards etc.).

Plusieurs dispositifs de pointages sont proposés (téléphonie fixe et téléphonie mobile) et permettent d’avoir une solution de télégestion totalement intégrée au logiciel Ximi. Grâce à la télégestion, les structures n’ont plus de retraitement des informations, plus de problèmes d’incompatibilité des pointages, et ont des données mises à jour en temps réel dans leur planning pour assurer un suivi de qualité sur leurs prestations et optimiser le travail de leurs intervenants.

La téléphonie fixe permet d’être connecté à différents systèmes tel que le logiciel Ximi ou bien à la plateforme Domiphone qui vous permet de récupérer des informations d’horodatage. Simple à mettre en œuvre, elle ne nécessite aucun déploiement de matériel. Votre intervenant compose le numéro vert (sans surcoût) et son code intervenant au début et à la fin de la prestation grâce au téléphone fixe du bénéficiaire. La solution de la télégestion fixe via numéro vert reste aujourd’hui la solution de pointage la plus économique.

La télégestion mobile, en plus de l’horodatage, permet d’avoir plusieurs fonctions complémentaires de gestion tels que le planning, un système de messagerie mais également un annuaire de contacts professionnels. Le planning va vous permettre de dématérialiser vos plannings papier et de les envoyer directement à vos salariés en temps réel. L’application de télégestion intègre le détail des interventions tels que la fiche relative au client ou aux bénéficiaires, ou des consignes particulières.
Cette solution permet le pointage des débuts/fins d’interventions à l’aide de la technologie NFC ou QR Code.

Ximi Mobile est une solution optimisée et sécurisée pour une utilisation dédiée par intervenant. Elle peut fonctionner sur un smartphone fourni par Xelya, ceux déjà acquis par la structure ou sur ceux de vos intervenants. L’application se télécharge gratuitement depuis les stores (iOS ou Android).