Intégrer la gestion de la paie dans ma structure

25/06/2019

Que ce soit pour une structure privée ou associative, la paie est l’une des étapes clés de la gestion d’un organisme des services à la personne et de maintien à domicile. En effet, derrière la création des bulletins de salaires et leur émission périodique, se cache un suivi assidu des salariés, des types de contrats de travail et des évolutions législatives. A ce titre, la gestion de la paie est un domaine complexe, qui exige des compétences particulières et qui représente du temps de traitement. Il n’est pas rare pourtant d’internaliser cette fonction au sein de sa structure et de s’équiper d’un logiciel dédié. Si tel est votre cas, voici quelques indications à prendre en compte dans le choix de votre outil informatique.

Veille sociale, convention collective et profils de paie

La paie est une opération administrative plutôt délicate qui nécessite une mise à jour constante de normes sociales et des conventions collectives (BAD, CCN 3421, FEHAP 51 ou encore particulier-employeur). En effet, la législation française en matière de Droit du Travail évolue très régulièrement et le secteur des services à la personne aussi. Le maintien automatique de la veille sociale et des conventions du secteur des SAP est donc un critère indispensable dans le choix de votre logiciel. Cela représente à la fois un gain de temps mais aussi une sécurité supplémentaire pour éviter les erreurs de paramétrage. Avec Ximi, l’ensemble des mises à jour est effectué automatiquement selon l’actualité sociale et un bulletin vous est transmis régulièrement pour vous tenir au courant des dernières évolutions effectuées. Toujours dans une optique de gain de temps et de recherche d’efficacité, il est intéressant que votre outil de paie vous donne la possibilité de paramétrer des profils de paie et qu’il les mette à jour automatiquement.

Convergence avec un outil métier

La paie peut souvent devenir fastidieuse et chronophage. D’une part parce qu’elle nécessite d’importer ou de remonter des informations depuis un outil métier, et d’autre part parce qu’elle demande de la re-saisie. Intégrer son logiciel de paie au sein d’un véritable ERP (Enterprise Resource Planning) permet de centraliser l’information une seule fois sur une base de données unique et par conséquent de limiter les re-saisies et les risques d’erreurs ou d’oublis. Avec Ximi, le module de paie fait partie intégrante du logiciel métier. Il est donc directement relié aux plannings et données des salariés. Il n’y a aucune re-saisie et le calcul des bulletins s’effectue de manière très rapide.

Sécurité des données

Sur un autre plan, la dématérialisation de la paie nécessite une vigilance élevée. Fiches de paie, RIB, DSN et autres données sensibles ne sont en effet pas à laisser à la portée de tous. Votre logiciel de paie doit être sûr, fiable, et assurer la confidentialité des données stockées notamment celles liées aux données personnelles dans le cadre du RGPD (Règlement Général sur la protection des données). La sécurité chez Ximi fait partie de notre ADN. Nous accordons beaucoup d’importance aux données que nous traitons et garantissons leur hébergement et sauvegarde dans nos datacenters basés en France. Ximi est également dans un processus de certification des normes ISO 27001, 27018, 20000 et HDS (Hébergement des données de santé). D’autres paramètres doivent évidemment être pris en compte dans le choix de votre logiciel de paie : l’accompagnement au changement, le prix, l’assistance après le déploiement, etc… Avec Ximi, nous aidons depuis plusieurs années les structures de services à la personne à prendre le virage du digital ; n’hésitez pas à nous contacter pour toute question liée à votre logiciel métier, à la paie ou à vos outils informatiques. Contact : Anais Panhkham anais.panhkham@xelya.com 0173283348