Le télétravail chez les structures de service à la personne et du médico-social : 3 conseils pour être efficace

13/05/2020

Télétravail… Ce mot résonne de plus en plus dans nos quotidiens et semble être la solution-miracle au désordre provoqué par le Covid-19.

Chez Xelya, le moins que l’on puisse dire, c’est que nous le maîtrisons bien (bien avant le départ de la pandémie) ! Sur 120 collaborateurs, plus d’un tiers sont en télétravail permanent tout au long de l’année et chacun a droit à un jour de télétravail par semaine.

Avant de se lancer, il existe quelques règles et astuces simples à respecter afin de bien entamer ses journées de télétravail.

Conseil n°1 : Aménagez un espace de travail dédié

Essayez de vous couper de toute distraction (humaine, matérielle et digitale) pour rester concentré. Lumière naturelle et température ambiante agréable sont deux conditions qui devraient être réunies pour maximiser votre productivité et bien-être.

Il ne suffit pas d’être installé au bon endroit mais, pour éviter les troubles musculosquelettiques liés au télétravail, il faut aussi être bien équipé avec une bonne chaise, un bureau et surtout des ordinateurs portables ou fixes performants. De même ayez des équipements informatiques fiables et puissants pour réunir les conditions idéales dans votre structure et chez vous, notamment avec les ordinateurs, écrans et accessoires Dell Technologies.

Organisez vos journées

Planifier et organiser correctement votre journée est essentiel et ne prend pas plus de quelques minutes. Pour cela utilisez un rétroplanning pour déterminer plus facilement les différents degrés de priorités dans vos tâches.

Organiser sa journée signifie également planifier vos temps de pause et de déconnexion et de respecter ces derniers. Il est parfois difficile d’appliquer cela cependant pour votre bien-être et celui de tous les membres de votre structure, il est important de respecter ces pauses surtout en télétravail où contrairement aux idées reçues nous tendons tous à travailler plus qu’au bureau.

Conseil n°2 : Maintenez le lien de confiance entre collaborateurs

Restez en contact

Prenez l’habitude d’envoyer des messages proactifs pour vous faire entendre sur des sujets importants, de cette façon vous resterez connecté à la vie quotidienne de votre structure même si vous êtes à distance. Il est important de tenir informés les membres de votre structure de vos progrès, de leur faire part des défis auxquels vous êtes confronté, et une fois encore, socialiser tout simplement.

Donnez et recevez des retours d’expérience sur la mise en place du télétravail et l’avancée de vos dossiers

Même si vous n’êtes pas au bureau, souvenez-vous que vous devez tout de même gérer correctement vos relations. N’oubliez pas que le meilleur moyen de donner des retours d’expérience est en face ou a minima par téléphone ou visioconférence. De cette façon, vous pourrez ressentir l’intonation et interpréter le comportement non verbal plus facilement. Cela vous permettra également de vous corriger et de clarifier votre parole.

Conseil n°3 : Le travail à distance ne veut pas dire travailler seul

Évitez le sentiment d’isolement

A titre d’exemple pour maintenir le lien de confiance, au sein d’une équipe vous pouvez vous organiser chaque matin une réunion un peu informelle pour échanger sur des commodités, sur comment chacun gère la période de confinement et pour simplement prendre des nouvelles.

Une des missions les plus importantes qu’il faut porter dans votre structure c’est de vérifier que personne n’est oublié, prenez de leurs nouvelles régulièrement. Tous les membres de votre structure doivent être bien installés avec des outils adaptés à leurs missions.

Utilisez les technologies pour maintenir le lien et travailler efficacement

Concernant les membres de vos équipes : contactez-les par téléphone ou visioconférence plusieurs fois par semaine pour leur expliquer où vous en êtes, recevoir leur feedback et socialiser un peu. Pour réaliser cela, votre structure est face à trois axes stratégiques : la mobilité, le travail collaboratif et la sécurisation de vos données.

Voici quelques-unes des recommandations de Ximi :

  • Une connexion Internet de qualité. Votre bande passante doit être suffisante et constante pour éviter les lenteurs pendant votre télétravail.
  • Assurez-vous d’avoir une solution de sauvegarde fiable. Les ordinateurs restent des appareils qui peuvent tomber en panne. Une solution Cloud vous permet d’accéder à toutes les informations clés de votre structure de manière sécurisée à tout moment et en tout lieu.
  • Ximi s’est engagé en ce sens dans une démarche de certification pour les normes ISO 20 000, ISO 27 001 et ISO 27 018, garantie de qualité dans le traitement des données de ses clients.

Harmonisez les solutions digitales utilisées au sein de votre structure telles que :

  • Une messagerie qui vous permettra de faire usage de calendriers partagés pour mieux connaître vos disponibilités.
  • Une plateforme de partage et de collaboration comme Microsoft Teams pour organiser vos réunions en visio-conférences en interne et externe, partager et collaborer sur vos documents à plusieurs en temps réel et communiquer plus facilement au sein de votre structure.
  • Un espace de stockage sécurisé dans le Cloud comme Sharepoint ou OneDrive.

Le télétravail destiné aux structures de SAP et du médico-social : la vision de Ximi

Il existe une multitude d’outils digitaux sur le marché, il est alors difficile de s’y retrouver, de faire son choix et d’investir dans une ou des solutions pour gagner en efficacité.

Ximi a pour objectifs d’améliorer considérablement la productivité, la rentabilité et la valorisation de votre structure.

Ces objectifs sont atteints grâce à la transformation digitale profonde, permettant une meilleure collaboration, mobilité et sécurisation des données à travers des services modulables et convergents :

  • Logiciel métier complet regroupant toutes les solutions nécessaires au bon fonctionnement d’une structure.
  • Services de messagerie et de téléphonie adaptés. – Stockage de documents 100% sécurisé et hébergé en France.
  • Maintenance informatique pour garantir aux services Ximi pérennité et fiabilité.

De nombreux piliers sont importants pour assurer la mise en place de ces services. C’est pourquoi Ximi a toujours pu compter sur des partenaires forts comme Dell Technologies, apportant à ses clients des équipements informatiques puissants pour réunir les conditions idéales au bien-être des structures et à leur performance. De plus, grâce à sa certification sur Microsoft Azure, Ximi vous permet également de virtualiser vos applications métiers (qui n’étaient pas pensées pour le travail à distance) dans le Cloud. Vous accédez ainsi plus facilement à vos documents.