Planning et télégestion au service des structures de SAP et du médico-social
« Les temps ont changé » : voici une phrase que vous avez sans doute déjà entendue, peut-être à maintes reprises, et qui pourtant reste vraie.
Aujourd’hui, la population française est vieillissante, les structures de services à la personne et du médico-social font face à un turnover important et à un fort taux d’absentéisme. Ces grands changements ont eu pour conséquence directe l’essor des services à la personne.
La digitalisation du secteur est devenue une étape indispensable au vu de ces diverses problématiques et représente un formidable levier d’attractivité des services à la personne.
Le logiciel Ximi et sa gestion de planning
Ximi est un système d’information complet et convergent. Cela signifie qu’il inclut aussi bien l’application métier, que la téléphonie, la messagerie, l’hébergement de fichiers dans le Cloud et la maintenance informatique. Il permet de rassembler plusieurs prestataires en un interlocuteur unique.
Ximi est un logiciel modulable qui s’adapte aussi bien aux besoins des structures privées qu’à ceux des associations d’aide à domicile. Une structure constituée de quelques personnels administratifs et de quelques intervenants n’a en effet pas les mêmes besoins qu’un réseau. C’est pourquoi, le logiciel Ximi permet, grâce à ses modules complémentaires et évolutifs de s’adapter à vos objectifs de croissance et de rentabilité.
Le planning Ximi est un véritable outil d’aide à la décision qui permet de piloter toute la partie administrative de votre structure tout en ayant une vision globale de votre activité en temps réel. De cette façon, vous pouvez anticiper toutes les modifications de dernière minute !
Il vous permet de piloter le déroulement des interventions, la vérification du respect des contrats des intervenants, la facturation, la paie… En effet, tout découle des informations présentes dans le planning et il comprend :
Les interventions et les temps de trajet
Planifiez rapidement toutes les interventions de manière optimisée :
- Transmission des modifications en temps réel
- Minimisation des temps de trajet
- Repérage facile des périodes d’inactivité
Le moteur de recherche d’intervenants
Optimisez le planning de chacun en fonction des missions déjà planifiées. Visualisez les taux d’occupation de chacun de ces intervenants.
La gestion des absences
Facilitez la gestion des absences ponctuelles ou régulières de vos clients et de vos intervenants. Les mises à jour automatiques du calcul des heures.
Facturation facilitée
Calcul automatique de la facturation via le planning.
Interaction avec la télégestion mobile
Ximi Mobile étant nativement intégrée au logiciel Ximi, il n’y a aucun délai de mise à jour : les plannings et les tournées sont disponibles instantanément depuis Ximi.
De la télégestion à la mobilité intelligente
La télégestion Ximi est en quelques mots “un système d’horodatage des interventions qui permet principalement de pointer les interventions qui sont réalisées sur le terrain”.
Grâce à la télégestion, vous pouvez récupérer l’information en temps réel, dématérialiser vos feuilles de présence, optimiser votre activité grâce aux retours immédiats du terrain (absences, retards etc).
Mais bien plus encore…
Intégration dans le logiciel
Grâce à la dématérialisation des feuilles de présence, vous disposez des remontées de pointage en temps réel et sans avoir à fournir un travail supplémentaire de saisie. Des alertes sont mises en place immédiatement en cas de retards, absences et écarts de géolocalisation par rapport au lieu d’intervention. Jusqu’à la dernière minute, vous pouvez opérer des modifications et envoyer l’information à vos intervenants en un seul clic !
Pointage télégestion fixe
Grâce au téléphone fixe du bénéficiaire, l’intervenant pointe les débuts et fins d’interventions.
Pointage télégestion mobile
L’application Ximi Mobile peut être installée sur le téléphone fourni par votre structure ou tout simplement sur le téléphone personnel de votre intervenant.
Ainsi, l’intervenant saisit ses débuts et ses fins d’interventions mais il peut également faire remonter des informations complémentaires.
Planning
L’intervenant a accès à son planning ainsi qu’aux mises à jour en temps réel via l’application mobile Ximi.
Messagerie
La messagerie instantanée permet de coordonner la communication et de transmettre les informations sur le bénéficiaire entre les intervenants.
Si vous souhaitez avoir une démonstration complète du planning en live, n’hésitez pas à vous inscrire au prochain webinar dédié au planning Ximi, avec une introduction à la télégestion ici.