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Workshops Ximi : Outils de coordination, digitalisation des échanges, management participatif… Et si les SAP travaillaient différemment ?

6/07/2020

Le 18 Juin dernier, Ximi a proposé 3 Workshops dans la continuité de la table ronde du 16 juin dédiée à la coordination autour du domicile.
Cette table ronde a donné lieu à un débat riche sur les enjeux de la coordination avec différents acteurs du monde des services à la personne. Au travers des workshops, nous avons abordé des sujets plus concrets autour des outils qui composent la coordination.

Workshop 1 : Les outils au service de la coordination au domicile, demain et aujourd’hui

Nicolas Porteix, Directeur associé en charge du programme R&D chez Xelya, nous a présenté la vision de Xelya sur « Les outils au service de la coordination au domicile, demain et aujourd’hui ».

Le message fort à en retenir est que la coordination est un sujet majeur qui va transformer en profondeur l’ensemble de l’écosystème du secteur.

Avec leur statut de financeur, les départements devront être les pilotes naturels de cette transformation qui est un projet de grande ampleur. Il va falloir redéfinir un certain nombre de process, mettre en place des plateformes techniques, des interfaces entre différents outils, faire dialoguer un grand nombre d’acteurs… Il est donc indispensable qu’ils soient accompagnés pour apporter des garanties notamment sur la protection et la sécurité des données des bénéficiaires. Ce projet à grande échelle implique tous les acteurs qui gravitent autour de la coordination : les différents professionnels, les bénéficiaires, les familles et les aidants. La mise en place va donc prendre beaucoup de temps et demander beaucoup d’efforts.

Xelya est impliquée au niveau des départements et va pouvoir les accompagner en participant à cette transformation au travers de sa marque Domiphone, produit destiné aux départements. Nous pouvons donc garantir que les produits et services proposés par notre marque Ximi, évolueront au rythme de l’avancée des plateformes départementales en toute conformité.

Nous faisons déjà évoluer Ximi comme un « carrefour de partage d’informations au service des structures et de leurs bénéficiaires ».
En effet, Ximi est au début une application web destinée aux gestionnaires de structure et, depuis plus de 2 ans, avec le lancement de Ximi Mobile, nous avons élargi notre vision pour y intégrer les intervenants, en faisant de Ximi Mobile un véritable composant du logiciel Ximi et non un simple outil de télégestion. Nous proposons un outil simple, utilisable sans formation, très fonctionnel et installable soit sur un smartphone professionnel soit en BYOD directement sur le smartphone de l’intervenant ; enrichi de nouvelles fonctionnalités qui sont les premières briques d’une plateforme de coordination comme le planning, la messagerie d’équipe et le cahier de liaison numérique.

L’étape suivante est d’y intégrer les familles, les aidants et les bénéficiaires. Nous sommes persuadés que le support mobile est la bonne technologie permettant à plusieurs acteurs de se connecter pour échanger des informations et coordonner leurs actions.

De nombreux acteurs du secteur se lancent dans des pilotes pour anticiper le changement dont les bénéfices sont nombreux. Les pilotes permettent d’apprendre, de mesurer, de changer et également de faire monter en compétences les intervenants autour des outils numériques tout en prenant le temps de les découvrir avant que ce soit imposé. L’évaluation de bénéfices à tirer du développement de la coordination autour du domicile sont également à prendre en compte : l’amélioration de la QVT (Qualité de Vie au Travail) notamment grâce à une meilleure diffusion de l’information et donc de meilleures conditions pour exercer son métier et s’organiser mais également en permettant de conserver et d’établir un lien entre les différents membres d’une équipe ; l’accompagnement du bénéficiaire et sa famille grâce à une communication innovante en leur apportant une meilleure réactivité et un meilleur service ; l’optimisation de son activité avec une meilleure circulation des informations.

Workshop 2 : De la télégestion à la mobilité intelligente

Au travers du worshop suivant « De la télégestion à la mobilité intelligente » présenté par Florian Verleene, Responsable Commercial Ximi et Sami El Kassouf, Chef de produit Ximi, nous avons présenté concrètement les fonctionnalités de Ximi Mobile de façon à mieux comprendre comment tout se met en œuvre.

La télégestion mobile est le point central pour permettre la coordination autour du domicile. La télégestion est à la base un système qui permet de simplifier et maîtriser la gestion des intervenants au domicile. Au-delà, c’est la possibilité d’évoluer vers un cahier de liaison numérique et un outil de management participatif.

L’idée du cahier de liaison numérique, c’est de digitaliser toutes les informations afin de faciliter les recherches, d’assurer la confidentialité et la sécurité des données et de les partager en temps réel ! L’enjeu principal de la coordination est de placer le bénéficiaire au centre du dispositif avec :

  • Une application de coordination qui permet aux personnes en agence d’avoir accès et de manière rapide aux informations du bénéficiaire.
  • Une application pour les aidants/famille qui permet d’avoir accès à toutes sortes d’informations concernant le bénéficiaire.
  • Une application usagers qui permet de contrôler leurs informations.
  • Une application intervenant qui permet de partager un maximum d’informations en temps réel avec la télégestion mobile.
  • Les acteurs externes tels que les conseils départementaux, les SSAD, les SSIAD, les crèches … jouent également un rôle et auront la possibilité d’accéder à ces informations en cas de besoin.
  • Le logiciel Ximi qui est le cœur d’où les informations transversent.

Toutes ces « briques » du dispositif forment conjointement la coordination autour du domicile.

L’utilisation conjointe du logiciel Ximi et de l’application Ximi Mobile va permettre de faciliter la mise en place d’un management participatif grâce à différentes fonctionnalités telles que la messagerie d’équipe, le planning et des indicateurs.

Le passage d’un outil de pointage à un outil de communication et management ouvert et intelligent permet donc de coordonner tous les acteurs gravitant autour du bénéficiaire avec un partage des données en temps réel, globale et sécurisé.

Workshop 3 : De nouvelles formes de management avec des conditions de travail optimisées

Au travers du dernier workshop « De nouvelles formes de management avec des conditions de travail optimisées » présenté par Mathilde Montagnon avec la participation d’Olivier Muller gérant de deux agences franchisées APEF et Sandy Rault, avec sa structure A côté de vous, nous avons eu l’occasion d’avoir leurs retours d’expériences.

Malgré des besoins importants, l’aide à domicile peine à recruter et fidéliser ses intervenants. Peu valorisés, difficiles, mal payés… les emplois attirent peu. Mais alors comment repenser les métiers du domicile ?
Sandy Rault et Olivier Muller expriment un besoin d’un nouveau management participatif inspiré du modèle Buurtzog : la promotion d’un environnement de travail de qualité qui passe par l’expérimentation d’organisations innovantes.
Grâce à ce modèle, on instaure des équipes auto-responsables : les intervenants auront accès à une liberté sur leur planning tout en ayant une responsabilité sur la prise en charge.

Sandy et Olivier s’accordent en affirmant qu’une telle organisation permet de créer de la valeur. L’entreprise devient co-responsable en prenant conscience de ses propres actes grâce à ses salariés, ses intervenants et ses bénéficiaires. On met en avant le côté humain et le bien-être de tous avec des décisions collectives qui apportent une reconnaissance à chacun d’entre eux.
Il devient possible d’optimiser le coût de revient des interventions grâce à la planification et la sectorisation tout en maximisant le taux d’occupation et en minimisant la charge mentale, la fatigue, les temps de trajet et l’impact environnemental.
On peut également bénéficier des effets d’échelle en augmentant la productivité du back office et en gérant les congés et les absences de façon à assurer la continuité de service en interne sans avoir besoin de recruter.

Cette revalorisation des métiers avec la mise en place d’un management participatif est donc possible grâce aux outils digitaux au service de la QVT (Qualité de Vie au Travail).

 

Retrouvez le replay de nos Workshops en cliquant ici