Gardez le lien avec les familles de vos bénéficiaires avec Ximi Family
Avec Ximi Family, les familles ont toutes les informations en temps réel et nous, on peut se concentrer sur l’essentiel
Jérôme Raynaud, dirigeant de Val de Cher Services, nous raconte comment l’application Ximi Family a transformé la relation avec les aidants et simplifié le quotidien de son équipe.
Une organisation avant tout fondée sur le papier et le téléphone
Val de Cher Services est une structure d’aide à domicile basée en région Auvergne Rhône Alpes, comptant une vingtaine d’intervenants et trois collaborateurs administratifs. Comme beaucoup de structures du secteur, elle accompagne en majorité des personnes âgées ou en situation de handicap, pour lesquelles la relation passait traditionnellement par le papier.
« Avant Ximi Family, on utilisait déjà un peu l’extranet Ximi, mais très peu de clients s’y connectaient. Pour les bénéficiaires âgés, tout était papier : on leur envoyait les plannings par courrier. Pour les aidants, on passait par mail. »
Ce mode de fonctionnement avait ses limites : des informations qui n’arrivaient pas, des remplacements signalés par message vocal jamais écouté, et en bout de chaîne, une insatisfaction client difficile à éviter malgré les efforts des équipes.
Pourquoi tester Ximi Family ?
Jérôme Raynaud est un habitué des nouvelles fonctionnalités Ximi : pilote régulier depuis plusieurs années, il teste les évolutions avant leur déploiement général et fait remonter les besoins du terrain. Ximi Family ne faisait pas exception.
« Je suis en veille permanente. Dès qu’il y a quelque chose de nouveau, je teste. Et des fois on réfléchit ensemble à des besoins qui peuvent déboucher sur des développements. »
Sa conviction : l’avenir est au mobile. « Les bénéficiaires qui arrivent aujourd’hui ont tous un téléphone. Autant être opérationnel maintenant, plutôt que de prendre du retard. »
Un déploiement simple, pensé pour aller vite
Pour déployer Ximi Family auprès de ses clients, Jérôme a mis en place un processus en quelques étapes simples, entièrement automatisé :
- Un mail d’information envoyé à toute la base clients, avec une vidéo de présentation et un formulaire de consentement.
- Dès réception du consentement, ouverture des accès et envoi automatique d’un mail de provisioning avec le QR code et le mode opératoire.
- Des ateliers de prise en main prévus pour les moins à l’aise qui parfois s’avèrent peu nécessaires, car les utilisateurs qui adoptent l’appli sont déjà familiers des applications mobiles.
« En 3 clics, on a fait les démarches pour les aidants. Tout est automatique.Cela nous a pas changé grand-chose au quotidien, et c’est exactement ce qu’on voulait. »
Les bénéfices concrets au quotidien
Fini les appels pour un planning introuvable
Le changement le plus immédiat ? La disparition des sollicitations liées au planning. Avant, un remplacement d’intervenant signifiait une série d’appels ou de messages, parfois ignorés, et un risque réel de laisser un bénéficiaire sans information.
« On a 5 personnes à prévenir. On en prévient 3, le 4e ne répond pas, on lui laisse un message qu’il n’écoute pas, et 2 jours après, il nous dit qu’il n’était pas au courant. Ça crée une insatisfaction alors qu’on a pourtant fait notre job. Avec Ximi Family, dès qu’on fait le changement de planning, le bénéficiaire reçoit l’information automatiquement, même si on a oublié de l’appeler. »
Un cahier de liaison cloisonné : la confiance des professionnels préservée
La possibilité de contrôler ce qui est partagé avec les aidants via le cahier de liaison a également été saluée par les intervenants de terrain.
« Des professionnels se disaient : si on envoie tout ce qu’on dit, c’est compliqué. Toutes les informations n’ont pas nécessairement à être communiquées à l’aidant. Le fait de pouvoir cloisonner, c’est super important. »
Factures et documents centralisés : moins de sollicitations, plus de sérénité
L’accès aux factures directement depuis l’application, sans chercher dans les mails ni attendre un courrier, est aussi un point apprécié. « Ils ont tout au même endroit. »
Une adoption progressive, mais une certitude sur l’avenir
L’adoption de Ximi Family reste pour l’instant à la marge chez Val de Cher Services, la structure accompagne encore de nombreux bénéficiaires de plus de 90 ans, non équipés de téléphone. Mais Jérôme Raynaud y voit une évidence à horizon 5 ans.
« La génération qui arrive dans les prochaines années, ils ont déjà des téléphones, des mails. On va gagner énormément là-dessus. Et nous, on est déjà opérationnel. Faut pas perdre de temps, ça va aller vite. »
Il a d’ailleurs créé une page dédiée à Ximi Family sur son site pour communiquer auprès de ses bénéficiaires, un signe fort de son engagement dans la démarche, et un outil de différenciation dans sa relation commerciale avec les nouvelles familles.
En conclusion : une recommandation sans hésitation
Recommanderait-il Ximi Family à d’autres structures ? La réponse est directe.
« Oui, bien sûr. Même si le gain n’est pas immédiat, on va l’avoir dans les prochains mois ou les prochaines années. De toute façon, on sera déjà opérationnel. Il ne faut pas perdre de temps. »
À propos de Val de Cher Services
Structure d’aide à domicile basée en région Auvergne Rhône Alpes, Val de Cher Services accompagne des personnes âgées et en situation de handicap. Elle compte une vingtaine d’intervenants de terrain et trois collaborateurs administratifs. Dirigée par Jérôme Raynaud, la structure est engagée dans une démarche de transformation digitale active, en partenariat avec Ximi depuis plusieurs années.