Synchronisation des e-mails et du calendrier : restez informés en temps réel !

A l’heure de la digitalisation des échanges, l’e-mail est plus que jamais au cœur de la relation entre votre structure de services à la personne avec vos intervenants et vos clients. Optez pour une solution synchronisée en temps réel et différenciez-vous par votre réactivité !

La messagerie électronique, reflet de votre activité

Dans les services à la personne, l’aide et le soin à domicile, nombre d’informations primordiales sont échangées par e-mail tous les jours, incluant souvent des données confidentielles (heures de présences, emplacement des clés, coordonnées personnelles des membres de la famille, etc.). A l’image de votre activité, votre messagerie électronique doit donc être complète, pratique et de toute confiance.

Ximi a fait le choix de baser ses solutions de messagerie sur Microsoft Exchange. Outre sa fiabilité et son utilisation très répandue, elle offre une flexibilité importante. Compatible avec les autres solutions de l’univers Windows utilisées par Ximi (Outlook, Skype Entreprise), elle permet une grande fluidité grâce à une synchronisation entre tous les outils, notamment avec votre logiciel métier. Enfin, les expertises de Xelya et Microsoft sont combinées pour vous garantir un niveau de sécurité élevé sur tous vos échanges et données stockées.

Les modules suivants sont inclus dans le pack Ximi en ligne.

Gestion des mails et du calendrier 

Professionnalisez vos adresses e-mails avec votre propre nom de domaine (par exemple : nom.prenom@ma-structure.fr). Reposez-vous sur Ximi pour gérer vos différentes adresses et si besoin, en créer de nouvelles (par exemple, l’utilisation d’adresses e-mail dédiées à la facturation ou au service client peut être très utile pour centraliser et traiter les demandes plus rapidement).

Organisez facilement votre boîte de réception avec les règles automatiques ou le classement par dossiers dans votre messagerie Outlook. Planifiez vos tâches et vos rendez-vous, créez des réunions Skype avec vos salariés administratifs, vos intervenants, vos clients ou partenaires avec un lien personnalisé.

Centralisation des mails, contacts, tâches et rendez-vous dans un seul outil

Gestion des mails et du calendrier 

Professionnalisez vos adresses e-mails avec votre propre nom de domaine (par exemple : nom.prenom@ma-structure.fr). Reposez-vous sur Ximi pour gérer vos différentes adresses et si besoin, en créer de nouvelles (par exemple, l’utilisation d’adresses e-mail dédiées à la facturation ou au service client peut être très utile pour centraliser et traiter les demandes plus rapidement).

Organisez facilement votre boîte de réception avec les règles automatiques ou le classement par dossiers dans votre messagerie Outlook. Planifiez vos tâches et vos rendez-vous, créez des réunions Skype avec vos salariés administratifs, vos intervenants, vos clients ou partenaires avec un lien personnalisé.

Centralisation des mails, contacts, tâches et rendez-vous dans un seul outil

Mobilité

Tous les outils Ximi sont synchronisés dans notre Cloud sécurisé en temps réel : accédez à toutes vos informations utiles à l’aide d’une simple connexion internet, où que vous soyez et quand vous le désirez.

L’application Outlook peut être installée et synchronisée sur tous les appareils que vous utilisez (ordinateurs, tablettes, smartphones sur iOS et Android). De plus, si vous avez besoin de vous connecter depuis un appareil sur lequel le logiciel n’est pas installé, votre messagerie reste accessible sur internet via sa version web.

Messagerie accessible partout 24/7

Sécurité

(Ce module n’est pas inclus dans Ximi en ligne)

Bénéficiez de 25Go de stockage dans notre Cloud sécurisé en France pour votre messagerie : vos données seront protégées, et sauvegardées plusieurs fois par jour à plusieurs endroits pour pouvoir les récupérer facilement en cas d’incident. En complément des fonctionnalités prévues par Microsoft Exchange, Ximi a également décidé de s’appuyer sur son partenaire LibraEsva pour proposer une solution anti-spam efficace.

Afin de justifier la confiance des clients et intervenants, et conformément aux règlementations (RGPD notamment), la sécurité des données échangées et de leur stockage est stratégique. C’est pour cette raison que Xelya, maison-mère de Ximi, est engagée dans une démarche de quadruple certification, dont trois sont relatives à la sécurité des données (ISO 27001, ISO 27018 et Hébergement des Données de Santé).

Sécurisation des échanges et du stockage des données

Sécurité

(Ce module n’est pas inclus dans Ximi en ligne)

Bénéficiez de 25Go de stockage dans notre Cloud sécurisé en France pour votre messagerie : vos données seront protégées, et sauvegardées plusieurs fois par jour à plusieurs endroits pour pouvoir les récupérer facilement en cas d’incident. En complément des fonctionnalités prévues par Microsoft Exchange, Ximi a également décidé de s’appuyer sur son partenaire LibraEsva pour proposer une solution anti-spam efficace.

Afin de justifier la confiance des clients et intervenants, et conformément aux règlementations (RGPD notamment), la sécurité des données échangées et de leur stockage est stratégique. C’est pour cette raison que Xelya, maison-mère de Ximi, est engagée dans une démarche de quadruple certification, dont trois sont relatives à la sécurité des données (ISO 27001, ISO 27018 et Hébergement des Données de Santé).

Sécurisation des échanges et du stockage des données

Travail collaboratif et coordination

Étendez l’efficacité de votre organisation à toute votre structure avec les fonctions collaboratives de votre messagerie électronique. Facilitez la coordination des agendas : rendez visible tout ou partie des détails des événements de votre calendrier à vos collaborateurs (disponibilité, objet, participants, etc.).

Intégrez la gestion des ressources (salles, matériel informatique ou mobilier, …) à la création des réunions et assurez-vous de leur disponibilité : invitez-les aussi simplement que s’il s’agissait d’un participant. Chaque ressource possède son calendrier avec l’affichage des réservations.

Partage des calendriers et gestion des ressources

Intégration au logiciel

Pour une fluidité et un gain de temps optimaux, tous les outils Ximi convergent entre eux, ce qui permet une synchronisation en temps réel. Ainsi, les modifications effectuées dans l’un de ces outils sont immédiatement et automatiquement prises en compte partout. Par exemple, dès que vous créez un contact sur le logiciel, il apparaît dans l’annuaire de votre messagerie Outlook, et inversement.

La fiche client contient l’historique de tous les e-mails, rendez-vous et appels. Retrouvez également les conversations Skype ainsi que les messages vocaux dans Outlook. De cette manière, répondez aux exigences de traçabilité dans le cadre de vos démarches qualité.

Ximi propose également un portail collaboratif, depuis lequel vous pouvez accéder à l’ensemble de nos services. Sur ce portail, sélectionnez des widgets qui vous permettent de voir en un coup d’œil toutes les informations importantes, comme les derniers mails reçus et les prochains rendez-vous de votre agenda.

Synchronisation en temps réel sans aucune ressaisie

Intégration au logiciel

Pour une fluidité et un gain de temps optimaux, tous les outils Ximi convergent entre eux, ce qui permet une synchronisation en temps réel. Ainsi, les modifications effectuées dans l’un de ces outils sont immédiatement et automatiquement prises en compte partout. Par exemple, dès que vous créez un contact sur le logiciel, il apparaît dans l’annuaire de votre messagerie Outlook, et inversement.

La fiche client contient l’historique de tous les e-mails, rendez-vous et appels. Retrouvez également les conversations Skype ainsi que les messages vocaux dans Outlook. De cette manière, répondez aux exigences de traçabilité dans le cadre de vos démarches qualité.

Ximi propose également un portail collaboratif, depuis lequel vous pouvez accéder à l’ensemble de nos services. Sur ce portail, sélectionnez des widgets qui vous permettent de voir en un coup d’œil toutes les informations importantes, comme les derniers mails reçus et les prochains rendez-vous de votre agenda.

Synchronisation en temps réel sans aucune ressaisie