Comment la mission de Xelya Conseil a-t-elle aidé l’association Astrid à gagner en productivité ?
Fiche d’identité
Création en 1998
Activités : Maintien à domicile, garde d’enfants, portage de repas, ménage-repassage, jardinage, livraison de courses, garde de nuit
Salariés : 25
Mode : Prestataire
Forme : Association
Une association à l’écoute des besoins
Située dans la commune de Flayosc, Astrid a pour objectif d’améliorer le quotidien des bénéficiaires en vue de favoriser le bien-être à domicile. A travers ses 25 salariés et ses 200 clients, l’association propose de l’aide à domicile, aux courses, à la préparation des repas et de l’aide au retour de l’hospitalisation.
A l’écoute des besoins quotidiens, la satisfaction des bénéficiaires et la qualité des prestations sont les maîtres-mots de l’association pour garantir le maintien à domicile le plus longtemps possible.
Ximi, comme outil de performance essentiel à l’association
« Gagner en efficacité sur nos tâches quotidiennes devenait un sujet de plus en plus important au sein de notre association. C’est pourquoi, suite à un entretien avec un commercial, notre choix s’est rapidement porté sur la solution Ximi.
L’outil Ximi est extrêmement performant, tellement performant que nous ne l’utilisions pas au maximum de sa capacité. Nous avons donc décidé de demander de l’aide à Xelya Conseil afin d’optimiser nos actions et de privilégier le qualitatif auprès de nos bénéficiaires ».
L’outil Ximi est extrêmement performant, tellement performant que nous ne l’utilisions pas au maximum de sa capacité.
Alain Boucher
Xelya Conseil, un accompagnement réel pour une optimisation de l’association
Malgré le contexte sanitaire et depuis la mise en place de la mission, nous avons réorganisé efficacement la répartition des tâches entre les administratifs.
Alain Boucher
Dès le 1er janvier, l’association a intégré le module comptabilité ce qui leur a permis de réduire au maximum les saisies manuelles et de libérer du temps à l’administratif. La gestion des plannings a été revue de près pour gagner en productivité.
Aussi, l’instauration de plusieurs workflows* dont deux, l’un sur le scénario client et l’autre sur la gestion des intervenants, a impacté positivement la productivité de l’organisation et a été essentielle à son bon développement. Ils ont eu deux grands buts :
- Communiquer automatiquement et efficacement avec les clients et les intervenants
- Générer des tâches et aider à l’organisation globale de l’association
Ces workflows permettent de limiter les communications chronophages qui ont peu de valeurs ajoutées, de revaloriser les métiers et d’aider à la stabilisation des processus.
L’évaluation des besoins, quant à lui, a pris le chemin de la digitalisation via un document sur tablette et l’extranet auprès des intervenants a aussi rapidement pris place. Enfin, la signature électronique est une fonctionnalité que l’association tente d’intégrer.
Malgré le contexte sanitaire et depuis la mise en place de la mission, l’association affirme avoir réorganisé efficacement la répartition des tâches entre les administratifs. Le discours auprès des clients et des intervenants est plus fort et la structure cherche à assurer la prestation le mieux possible. L’extranet joue également un rôle important chez les intervenants et ce sera bientôt le cas pour les bénéficiaires. Côté comptabilité, le prélèvement automatique se développe de plus en plus au sein de l’association.
Aujourd’hui, le numérique est aligné avec les valeurs d’Astrid car l’objectif est la performance de gestion et la qualité de prestation. Ainsi, la digitalisation permet ou permettra de tendre vers cette qualité et cette optimisation.
« On y arrive, On progresse ».
*Workflows : Ils représentent l’automatisation de l’ensemble des étapes (tâches ou intervention d’acteurs) nécessaire à la réalisation d’un processus opérationnel.
Une organisation optimisée pour renforcer la satisfaction client
Ludovic Bringuetz utilise le logiciel métier de Ximi dans son entreprise depuis 2014.
Cela lui a permis de gagner du temps dans chacune de ses tâches pour se consacrer au développement et à la fidélisation de sa clientèle. Il est convaincu par Ximi : « Cela m’a permis d’optimiser l’efficacité de l’ensemble de mon système d’information, et ainsi de gagner en qualité, en compétences et en réactivité dans tous mes projets et échanges du quotidien. Avec Ximi, l’organisation et la gestion des plannings sont beaucoup plus simples. »
« Ximi m’aide à construire ma démarche qualité en me permettant de gagner en compétences
et en réactivité au quotidien. »
Ludovic Bringuetz
Pour lui, la télégestion est un outil indispensable pour l’aide à domicile. En effet, la télégestion est de plus en plus plébiscitée, à tel point qu’elle est même imposée dans certains départements. Certaines régions et la CNSA proposent des subventions pour aider les structures à s’équiper, comme Lys Artois Flandres Services qui n’a pas attendu que la télégestion devienne obligatoire.
« Le bénéfice de son utilisation est prouvé à tous les niveaux : plus de transparence, plus de réactivité, une meilleure coordination et, au final, un service beaucoup plus qualitatif pour les personnes aidées. J’ai équipé la structure avec Ximi Mobile depuis décembre 2018 : j’ai opté pour l’application BYOD (Bring Your Own Device). Ainsi, mes intervenants peuvent la télécharger directement (et gratuitement) sur leur smartphone Android ou iPhone. J’en suis très content ! »
Quelques mots du Président sur la mission de Xelya Conseil
Nos réunions sur Teams nous ont aussi bien aidé car tous les participants, y compris nos deux administratifs, y assistaient. Nous avions donc tous un même niveau d’informations et de connaissances avec la possibilité de poser, ensemble, nos questions ».
Chacun souhaitait nous emmener vers l’objectif final, celui de l’optimisation.
Alain Boucher
Nos clients parlent de Ximi
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