Chat with us, powered by LiveChat

Services à la personne : votre planning efficace et accessible

Dans la vie d’une agence, tout tourne autour du planning : dès 10-15 intervenants, il peut devenir un véritable casse-tête ! Gagnez du temps et de la fiabilité grâce au logiciel Ximi. Tout est synchronisé en temps réel pour vous libérer des ressaisies et gérer votre planning avec une efficacité redoutable.

Un planning spécialement conçu pour votre métier

Plus qu’un simple planning : vous cherchez un outil d’aide à la décision qui permet d’avoir une vision globale de votre activité en temps réel et d’anticiper les besoins spécifiques à votre secteur. Il doit pouvoir servir de base à l’ensemble des activités quotidiennes de votre agence : déroulement des interventions, vérification du respect des contrats des intervenants, facturation, paie… En effet, tout découle des informations présentes dans le planning. Pour obtenir le meilleur résultat de façon fiable et sans perte de temps, Ximi s’est appuyé sur ses équipes d’experts des services à la personne et du médico-social pour proposer un logiciel parfaitement adapté à votre quotidien. Sans ressaisie, toutes les informations du planning sont automatiquement prises en compte dans l’ensemble du logiciel, partout où vous en avez besoin et en temps réel.

Les modules suivants sont tous inclus dans le pack Ximi en ligne.

Interventions et temps de trajet

 

Planifiez rapidement toutes les interventions de manière optimisée. Convertissez vos devis en missions qui vont apparaître directement dans votre planning. Les interventions régulières sont reconduites automatiquement de mois en mois sans que vous ayez besoin d’agir. Visualisez en un coup d’œil les interventions restant à pourvoir : en cas de nouvelle mission ou de remplacement (temporaire ou définitif), pas de risque d’oubli !

Minimisez les temps de trajet : Ximi calcule dynamiquement le nombre de kilomètres et les temps de trajets entre chaque intervention en fonction du mode de transport. Selon le moment de la journée, le calcul s’effectue soit depuis le domicile de l’intervenant, soit depuis l’adresse de l’intervention précédente. Vous pouvez ainsi repérer très facilement les périodes d’inactivité, payables ou non, en fonction de votre convention collective.

Personnalisez votre portail de connexion avec une vue directe sur les interventions à pourvoir 

Interventions et temps de trajet

 

Planifiez rapidement toutes les interventions de manière optimisée. Convertissez vos devis en missions qui vont apparaître directement dans votre planning. Les interventions régulières sont reconduites automatiquement de mois en mois sans que vous ayez besoin d’agir. Visualisez en un coup d’œil les interventions restant à pourvoir : en cas de nouvelle mission ou de remplacement (temporaire ou définitif), pas de risque d’oubli !

Minimisez les temps de trajet : Ximi calcule dynamiquement le nombre de kilomètres et les temps de trajets entre chaque intervention en fonction du mode de transport. Selon le moment de la journée, le calcul s’effectue soit depuis le domicile de l’intervenant, soit depuis l’adresse de l’intervention précédente. Vous pouvez ainsi repérer très facilement les périodes d’inactivité payables ou non en fonction de votre convention collective.

Personnalisez votre portail de connexion avec une vue directe sur les interventions à pourvoir 

Moteur de recherche d’intervenants

Optimisez le planning de chacun en fonction des missions déjà planifiées. A partir de l’intervention, le module appariement vous propose une liste parmi vos intervenants actifs et candidats acceptés n’ayant encore jamais effectué de mission. Il prend en compte leur disponibilité, leurs compétences et la proximité géographique. Visualisez les taux d’occupation de chacun de ces intervenants avec intégration de la modulation ou de l’annualisation pour vous aider dans vos choix.

Accédez à la fiche de l’intervenant en un clic depuis la vue appariement. Proposez automatiquement la mission à tous les intervenants choisis par SMS ou par mail. Si vous disposez de la téléphonie opérée par Ximi, vous pouvez émettre un appel en cliquant directement sur le numéro de téléphone de la personne concernée. Recevez et centralisez ensuite directement dans le logiciel les réponses des intervenants sélectionnés. Dès que vous avez trouvé le bon intervenant, le planning se met à jour automatiquement.

La recherche de disponibilité inclut l’optimisation des déplacements

Gestion des absences

Facilitez la gestion des absences ponctuelles ou régulières de vos clients, notamment le retour à domicile suite à une hospitalisation. Si l’absence a pu être anticipée ou si vous connaissez la date de sortie, vous n’avez rien de plus à faire : Ximi gère automatiquement la planification des interventions à partir de la date prévue. Dans tous les cas, lorsque vous reprenez le cycle des interventions, l’outil vous permet de détecter les conflits éventuels avec les plannings des intervenants concernés pour que vous puissiez anticiper les modifications à effectuer.

En cas d’absence de vos intervenants, Ximi met à jour automatiquement le calcul des heures sur la base contractuelle ou réelle, en tenant compte de l’annualisation ou de la modulation.

Gestion automatique des retours d’hospitalisation

Gestion des absences

Facilitez la gestion des absences ponctuelles ou régulières de vos clients, notamment le retour à domicile suite à une hospitalisation. Si l’absence a pu être anticipée ou si vous connaissez la date de sortie, vous n’avez rien de plus à faire : Ximi gère automatiquement la planification des interventions à partir de la date prévue. Dans tous les cas, lorsque vous reprenez le cycle des interventions, l’outil vous permet de détecter les conflits éventuels avec les plannings des intervenants concernés pour que vous puissiez anticiper les modifications à effectuer.

En cas d’absence de vos intervenants, Ximi met à jour automatiquement le calcul des heures sur la base contractuelle ou réelle, en tenant compte de l’annualisation ou de la modulation.

Gestion automatique des retours d’hospitalisation

Interface

L’interface a été conçue en responsive design pour être consultable sur toutes les tailles d’écran (ordinateur, tablette, smartphone). Le logiciel étant hébergé dans notre Cloud sécurisé et basé en France, vous pouvez y accéder à tout moment, à l’agence ou en déplacement. L’ergonomie a été travaillée pour vous apporter un confort d’utilisation maximal et un gain de temps sur vos manipulations. Par exemple, les interventions peuvent être déplacées d’un intervenant à l’autre grâce à un simple glisser-déposer.

Visualisez le planning global de l’agence ou filtrez par intervenant ou client. Consultez de façon très simple et visuelle les compteurs sur les contrats de travail, les jauges d’annualisation ou de modulation et les jauges de remplissage des prises en charge pour tout savoir en un coup d’œil.

Visualisation optimisée du planning global ou par client/intervenant sur tous vos écrans

Événements

Au quotidien, vos intervenants peuvent être mobilisés en-dehors des heures d’interventions pour d’autres types d’événements professionnels : formation, réunion, visite médicale, etc. Ces heures de travail effectif doivent apparaître au planning pour en tenir compte lors de la recherche de disponibilité, mais également pour gérer la paie et l’aménagement du temps de travail (annualisation-modulation). Ximi permet de personnaliser les différents types d’événements avec des codes couleurs, afin de vous repérer plus facilement.

Dans le cas où un client est impliqué, comme un rendez-vous de présentation de l’intervenant, vous pouvez lier l’événement à la fiche client. Cela permet d’inclure les heures dans son planning et d’en conserver une trace en termes d’historique.

Visualisation des événements payables non facturables en un coup d’œil

Événements

Au quotidien, vos intervenants peuvent être mobilisés en-dehors des heures d’interventions pour d’autres types d’événements professionnels : formation, réunion, visite médicale, etc. Ces heures de travail effectif doivent apparaître au planning pour en tenir compte lors de la recherche de disponibilité, mais également pour gérer la paie et l’aménagement du temps de travail (annualisation-modulation). Ximi permet de personnaliser les différents types d’événements avec des codes couleurs, afin de vous repérer plus facilement.

Dans le cas où un client est impliqué, comme un rendez-vous de présentation de l’intervenant, vous pouvez lier l’événement à la fiche client. Cela permet d’inclure les heures dans son planning et d’en conserver une trace en termes d’historique.

Visualisation des événements payables non facturables en un coup d’œil