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Gagnez en efficacité grâce à la télégestion

Intuitive et parfaitement connectée à votre logiciel métier Ximi, notre solution de télégestion dédiée aux services à la personne et à l’aide à domicile permet d’optimiser la gestion de votre activité, d’améliorer le service rendu aux clients, et de faciliter le travail de vos salariés intervenants et administratifs.

Un outil indispensable pour les services à la personne

De plus en plus plébiscitée par les conseils départementaux, les salariés administratifs et les intervenants, la télégestion est devenue un dispositif indispensable pour les structures d’aide à domicile. Elle est également de plus en plus appréciée pour les autres activités des SAP comme le ménage-repassage, la garde d’enfants, etc.

Les bénéfices de la télégestion sont prouvés à tous les niveaux : plus de transparence, plus de réactivité, une meilleure coordination et au final, un service beaucoup plus qualitatif pour les personnes aidées. En effet, au-delà de la télégestion elle-même, l’usage d’une solution liée au logiciel de gestion facilite grandement le partage et la diffusion d’informations essentielles au bon déroulement des interventions.

A tel point qu’elle est même imposée dans certains départements et que la CNSA (Caisse nationale de solidarité pour l’autonomie) en propose le co-financement pour les services d’aide et d’accompagnement à domicile. Ces subventions s’obtiennent dans le cadre de conventions pour moderniser, structurer et professionnaliser les structures. Ainsi la CNSA a signé des conventions notamment avec certaines fédérations (notamment la FESP, la Fédésap, le Synerpa, …) ou organismes dédiés des départements (ex : CAP 92). Les services Ximi sont labellisés pour l’obtention de ces subventions. Et les équipes Ximi sont parfaitement rodées dans l’accompagnement des structures pour l’obtention de ces subventions et de leur mise en place.

Les modules suivants ne sont pas inclus dans le pack Ximi en ligne.

Intégration dans le logiciel

N’attendez plus la fin du mois pour vérifier les heures réalisées et optimiser vos plannings ! Avec la dématérialisation des feuilles de présence, obtenez les remontées de pointage en temps réel et sans aucune ressaisie. Ainsi, vous êtes alertés immédiatement en cas de retards, absences, timing et écarts de géolocalisation par rapport au lieu d‘intervention.

Grâce au recueil d’informations au fur et à mesure, vous pouvez commencer à adapter les consignes et les plannings en cours de mois pour une meilleure qualité de prestation et une plus grande maîtrise de l’aménagement des temps de travail.

Opérez vos modifications de planning jusqu’à la dernière minute et envoyez l’information aux intervenants concernés en un clic : elle leur est alors immédiatement disponible.

Synchronisation en temps réel

Intégration dans le logiciel

N’attendez plus la fin du mois pour vérifier les heures réalisées et optimiser vos plannings ! Avec la dématérialisation des feuilles de présence, obtenez les remontées de pointage en temps réel et sans aucune ressaisie. Ainsi, vous êtes alertés immédiatement en cas de retards, absences, timing et écarts de géolocalisation par rapport au lieu d‘intervention.

Grâce au recueil d’informations au fur et à mesure, vous pouvez commencer à adapter les consignes et les plannings en cours de mois pour une meilleure qualité de prestation et une plus grande maîtrise de l’aménagement des temps de travail.

Opérez vos modifications de planning jusqu’à la dernière minute et envoyez l’information aux intervenants concernés en un clic : elle leur est alors immédiatement disponible.

Synchronisation en temps réel

Pointage télégestion fixe

Simple et rapide à déployer, la télégestion fixe consiste à utiliser le téléphone fixe du bénéficiaire pour pointer les débuts et fins d’interventions. L’intervenant appelle un numéro vert (sans surcoût pour le bénéficiaire), s’identifie et se laisse guider par un SVI (Serveur Vocal Interactif).

Cette solution est donc particulièrement adaptée pour les nouveaux salariés en période d’essai ou les salariés occasionnels, ainsi qu’en cas de panne d’un matériel mobile.

Simple à déployer et à utiliser

Pointage télégestion fixe

Simple et rapide à déployer, la télégestion fixe consiste à utiliser le téléphone fixe du bénéficiaire pour pointer les débuts et fins d’interventions. L’intervenant appelle un numéro vert (sans surcoût pour le bénéficiaire), s’identifie et se laisse guider par un SVI (Serveur Vocal Interactif).

Cette solution est donc particulièrement adaptée pour les nouveaux salariés en période d’essai ou les salariés occasionnels, ainsi qu’en cas de panne d’un matériel mobile.

Simple à déployer et à utiliser

Pointage télégestion mobile

La télégestion via Ximi Mobile apporte une grande souplesse et des fonctionnalités complémentaires. La saisie des débuts et fins d’interventions garantit l’effectivité de la prestation grâce à deux procédés :

  • Soit la lecture de badges et étiquettes de type NFC/QrCode positionnés sur le lieu d’intervention,
  • Soit la saisie manuelle avec motif, commentaire, photo et signature de l’usager

Afin de fiabiliser la saisie, le pointage est géolocalisé pour vérifier qu’il est bien réalisé depuis le lieu de l’intervention. Toutes ces informations remontent en temps réel au gestionnaire de planning, assurant une traçabilité et une exhaustivité des informations.

Ximi Mobile est une solution optimisée et certifiée pour une utilisation dédiée sur un smartphone et un abonnement professionnels fournis par Ximi. Cependant, son application peut fonctionner sur le smartphone de vos intervenants ou ceux déjà acquis par votre structure sous réserve de compatibilité. L’application est téléchargeable gratuitement sur Android et iOS.

 

Transmission d’informations complémentaires

Pointage télégestion mobile

La télégestion via Ximi Mobile apporte une grande souplesse et des fonctionnalités complémentaires. La saisie des débuts et fins d’interventions garantit l’effectivité de la prestation grâce à deux procédés :

  • Soit la lecture de badges et étiquettes de type NFC/QrCode positionnées sur le lieu d’intervention,
  • Soit la saisie manuelle avec motif, commentaire, photo et signature de l’usager

Pour fiabiliser la saisie, le pointage est géolocalisé pour vérifier qu’il est bien réalisé depuis le lieu de l’intervention. Toutes ces informations remontent en temps réel au gestionnaire de planning, assurant une traçabilité et une exhaustivité des informations.

Ximi Mobile est une solution optimisée et certifiée pour une utilisation dédiée sur un smartphone et un abonnement professionnels fournis par Ximi. Cependant, son application peut fonctionner sur le smartphone de vos intervenants ou ceux déjà acquis par votre structure sous réserve de compatibilité. L’application est téléchargeable gratuitement sur Android et iOS.

 

Transmission d’informations complémentaires

Planning

La réactivité est la clé. Ximi Mobile étant nativement intégrée au logiciel Ximi, il n’y a aucun délai de mise à jour : les plannings et les tournées sont disponibles instantanément depuis Ximi. Les intervenants peuvent ainsi visualiser leurs missions sur leur smartphone en temps réel à la journée, à la semaine ou au mois. En cas de modification du planning, une alerte est envoyée via l’application.

Depuis une intervention, ils peuvent consulter les informations utiles :

  • Les coordonnées et informations à propos de l’usager,
  • Les informations de la mission,
  • Les consignes particulières.

Il est également possible de consulter le plan de situation géographique du lieu d’intervention et de lancer le guidage GPS pour s’y rendre directement depuis leur position actuelle.

Visualisation en temps réel pour les intervenants

Planning

La réactivité est la clé. Ximi Mobile étant nativement intégrée au logiciel Ximi, il n’y a aucun délai de mise à jour : les plannings et les tournées sont disponibles instantanément depuis Ximi. Les intervenants peuvent ainsi visualiser leurs missions sur leur smartphone en temps réel à la journée, à la semaine ou au mois. En cas de modification du planning, une alerte est envoyée via l’application.

Depuis une intervention, ils peuvent consulter les informations utiles :

  • Les coordonnées et informations à propos de l’usager,
  • Les informations de la mission,
  • Les consignes particulières.

Il est également possible de consulter le plan de situation géographique du lieu d’intervention et de lancer le guidage GPS pour s’y rendre directement depuis leur position actuelle.

Visualisation en temps réel pour les intervenants

Messagerie

Les salariés administratifs peuvent communiquer avec les intervenants via un système de messagerie instantanée sous forme d’un fil de discussion simple et intuitif. Les intervenants peuvent également demander un rappel urgent de la structure grâce à un seul bouton.

Un annuaire de contacts, paramétrable depuis votre logiciel métier Ximi, permet de définir des contacts téléphoniques disponibles pour l’ensemble des intervenants dans Ximi Mobile : numéros d’urgence, du responsable de secteur, des bénéficiaires, etc.

Dans le cadre de la fourniture de la solution dédiée sur le matériel fourni par Ximi, il est possible de limiter l’utilisation de la téléphonie à cet annuaire. Ainsi, l’intervenant peut contacter toutes les personnes utiles lors de ses interventions, mais l’agence garde la maîtrise des coûts liés à la téléphonie.

Communication facilitée et traçabilité

Messagerie

Les salariés administratifs peuvent communiquer avec les intervenants via un système de messagerie instantanée sous forme d’un fil de discussion simple et intuitif. Les intervenants peuvent également demander un rappel urgent de la structure grâce à un seul bouton.

Un annuaire de contacts, paramétrable depuis votre logiciel métier Ximi, permet de définir des contacts téléphoniques disponibles pour l’ensemble des intervenants dans Ximi Mobile : numéros d’urgence, du responsable de secteur, des bénéficiaires, etc.

Dans le cadre de la fourniture de la solution dédiée sur le matériel fourni par Ximi, il est possible de limiter l’utilisation de la téléphonie à cet annuaire. Ainsi, l’intervenant peut contacter toutes les personnes utiles lors de ses interventions, mais l’agence garde la maîtrise des coûts liés à la téléphonie.

Communication facilitée et traçabilité

Télégestion départementale

Dans le cadre de la gestion des dépenses sociales (telles que l’APA ou la PCH), la télégestion est un outil de plus en plus indispensable pour les départements. Découvrez notre solution dédiée aux organismes financeurs avec Domiphone : pilotez l’effectivité des prestations en temps réel et bénéficiez d’outils de communication avec les SAAD.

Télégestion départementale

Dans le cadre de la gestion des dépenses sociales (telles que l’APA ou la PCH), la télégestion est un outil de plus en plus indispensable pour les départements. Découvrez notre solution dédiée aux organismes financeurs avec Domiphone : pilotez l’effectivité des prestations en temps réel et bénéficiez d’outils de communication avec les SAAD.