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Démarche qualité : valorisez vos services

Optimisez vos process pour accélérer vos temps de réponse et structurer votre organisation. Quel que soit l’objectif de votre démarche qualité, Ximi propose des fonctionnalités spécialement conçues pour votre métier et dont vous ne pourrez bientôt plus vous passer !

La qualité au centre de votre activité

 

La qualité de prestation dans le secteur des services à la personne, de l’aide et du soin à domicile est un enjeu primordial. D’une part, parce qu’une grande partie de l’activité est réalisée au bénéfice de personnes fragiles, d’autre part, parce que c’est sur cette qualité que la valeur ajoutée d’une structure est reconnue.

Que vous soyez engagé auprès d’un organisme certificateur, d’un financeur des aides sociales, d’un département pour la délivrance de l’agrément ou de l’autorisation, ou encore dans une démarche indépendante d’amélioration continue de vos services, l’organisation, la communication et la traçabilité sont au cœur de vos préoccupations.

Evaluations de besoins

(Ce module n’est pas inclus dans le pack Ximi en ligne)

Créez des évaluations personnalisées selon vos usages en choisissant les thèmes (types de prestations) et les besoins à faire figurer. Remplissez les évaluations directement au domicile du client. Le logiciel Ximi est 100% web et responsive design : il s’adapte à toutes les tailles d’écran (ordinateurs, tablettes, smartphones). Les données enregistrées seront intégrées en temps réel au logiciel sans aucune autre action de votre part.

Pour anticiper votre gestion, créez une évaluation de suivi avec un lien sur l’évaluation précédente : la date d’échéance est automatiquement calculée en fonction de vos paramètres (6 mois, 1 an après par exemple). Retrouvez la liste des prochaines évaluations à réaliser dans des vues selon leurs dates d’échéance ou paramétrez des alertes et recevez des notifications lorsque la date approche.

Intégration en temps réel au logiciel depuis le domicile du client

Evaluations de besoins

(Ce module n’est pas inclus dans le pack Ximi en ligne)

Créez des évaluations personnalisées selon vos usages en choisissant les thèmes (types de prestations) et les besoins à faire figurer. Remplissez les évaluations directement au domicile du client. Le logiciel Ximi est 100% web et responsive design : il s’adapte à toutes les tailles d’écran (ordinateurs, tablettes, smartphones). Les données enregistrées seront intégrées en temps réel au logiciel sans aucune autre action de votre part.

Pour anticiper votre gestion, créez une évaluation de suivi avec un lien sur l’évaluation précédente : la date d’échéance est automatiquement calculée en fonction de vos paramètres (6 mois, 1 an après par exemple). Retrouvez la liste des prochaines évaluations à réaliser dans des vues selon leurs dates d’échéance ou paramétrez des alertes et recevez des notifications lorsque la date approche.

Intégration en temps réel au logiciel depuis le domicile du client

Enquêtes de satisfaction

(Ce module n’est pas inclus dans le pack Ximi en ligne)

Imposées par certains financeurs ou pour l’autorisation, les enquêtes de satisfaction sont surtout, pour toutes les structures même non autorisées, le pilier central pour votre stratégie d’amélioration continue de la qualité par le retour d’expérience de vos clients. Générez vos propres enquêtes en personnalisant totalement le choix des questions et des réponses. Envoyez-les par mail en masse à tous vos clients ou sur des cibles choisies, ou mettez-les à disposition sur leur interface personnalisée. Plus besoin de compiler les résultats à la main : les réponses sont enregistrées par Ximi qui calcule automatiquement la notation globale.

Personnalisation totale et calcul automatique de la notation

Documents-types

(Ce module est inclus dans le pack Ximi en ligne)

Donnez une image professionnelle de votre structure et gagnez du temps sur la génération de vos documents. Retrouvez votre base documentaire à vos couleurs, comme par exemple votre livret d’accueil ou les documents à génération dynamique : devis, factures, courriers, e-mails-types, SMS-types …

Grâce au générateur de contenu, modifiez vos documents ou recréez votre base documentaire selon vos besoins. Insérez des champs à personnaliser (nom du client ou de l’intervenant, adresse, montant, horaire d’intervention…). Ximi les remplira automatiquement avec les valeurs réelles au moment de la génération du document.

Unification de la base documentaire et publipostage automatique

Documents-types

(Ce module est inclus dans le pack Ximi en ligne)

Donnez une image professionnelle de votre structure et gagnez du temps sur la génération de vos documents. Retrouvez votre base documentaire à vos couleurs, comme par exemple votre livret d’accueil ou les documents à génération dynamique : devis, factures, courriers, e-mails-types, SMS-types …

Grâce au générateur de contenu, modifiez vos documents ou recréez votre base documentaire selon vos besoins. Insérez des champs à personnaliser (nom du client ou de l’intervenant, adresse, montant, horaire d’intervention…). Ximi les remplira automatiquement avec les valeurs réelles au moment de la génération du document.

Unification de la base documentaire et publipostage automatique

Gestion des demandes

(Ce module n’est pas inclus dans le pack Ximi en ligne)

La traçabilité est l’une des exigences fondamentales de la démarche qualité, surtout lorsque vous avez des comptes à rendre à des organismes tiers. La gestion des demandes répond à ce critère. Rassemblez les échanges entre votre structure et vos clients ou vos intervenants, ainsi que les réclamations. Gagnez en rapidité de réponse et en efficacité de répartition des tâches grâce à l’affectation des demandes à l’utilisateur concerné. Le temps de traitement est automatiquement calculé pour vous permettre d’évaluer et d’optimiser vos process.

Traçabilité et gain d’efficacité

Tâches

(Ce module n’est pas inclus dans le pack Ximi en ligne)

N’oubliez plus aucune tâche : renseignez directement dans Ximi vos tâches à accomplir, liez-les au client ou à l’intervenant concerné pour pouvoir les retrouver facilement. Gérez vos échéances et bénéficiez du système d’alerte qui vous notifie à la date prévue.

Si vous utilisez la messagerie Ximi, vos tâches sont automatiquement synchronisées avec Outlook : vous pouvez les visualiser et les gérer depuis Outlook, les modifications apparaîtront immédiatement sur Ximi et inversement.

Gestion des échéances et synchronisation Outlook

Tâches

(Ce module n’est pas inclus dans le pack Ximi en ligne)

N’oubliez plus aucune tâche : renseignez directement dans Ximi vos tâches à accomplir, liez-les au client ou à l’intervenant concerné pour pouvoir les retrouver facilement. Gérez vos échéances et bénéficiez du système d’alerte qui vous notifie à la date prévue.

Si vous utilisez la messagerie Ximi, vos tâches sont automatiquement synchronisées avec Outlook : vous pouvez les visualiser et les gérer depuis Outlook, les modifications apparaîtront immédiatement sur Ximi et inversement.

Gestion des échéances et synchronisation Outlook