Facilitez la communication avec vos clients et intervenants à domicile

Dans les services à la personne, l’aide et les soins à domicile, l’activité se passe essentiellement en-dehors de l’agence. Mettez à disposition de vos clients et intervenants des outils pour dynamiser votre communication et créer un véritable lien de proximité !

Valorisez le professionnalisme de vos services

Soyez plus disponible pour vos clients et intervenants sans consacrer plus de temps au téléphone ou à rédiger des e-mails ! Grâce au module extranet de Ximi, ils peuvent accéder partout et à tout moment à toutes les informations dont ils ont besoin, sans avoir à contacter l’agence à chaque fois. C’est un véritable atout pour votre image de marque : gagnez en qualité, en souplesse, en disponibilité et en transparence, tout cela avec un seul outil.

Des outils efficaces et sécurisés

 Pour atteindre un niveau d’efficacité à la hauteur de vos exigences et des leurs, le module extranet de Ximi est parfaitement intégré au logiciel. Cela signifie que les informations renseignées dans votre logiciel métier sont automatiquement répercutées sur l’extranet, et inversement. Vous n’avez donc aucune ressaisie à faire et vos interlocuteurs disposent des informations en temps réel. Enfin, soyez certain que les données personnelles de chacun sont correctement traitées et sécurisées : Xelya, maison-mère de Ximi, est engagée dans une démarche de quadruple certification sur ces sujets (ISO 20000, ISO 27001, ISO 27018 et Hébergement des Données de Santé). 

Les modules suivants ne sont pas inclus dans le pack Ximi en ligne.

Interface personnalisée

Mettez à disposition de vos clients et de vos intervenants un espace personnel où ils pourront retrouver toutes les informations et tous les documents dont ils ont besoin : interventions passées et futures, devis, factures, attestations fiscales, attestations PAJE pour les clients, bulletins de paie pour les intervenants.

Personnalisez l’interface à vos couleurs pour créer une image professionnelle. Moderne, elle allie le Cloud pour sa disponibilité partout et tout le temps, et le responsive design pour une ergonomie adaptée à tous les appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones).

Consultation en ligne de l’ensemble des informations utiles

Interface personnalisée

Mettez à disposition de vos clients et de vos intervenants un espace personnel où ils pourront retrouver toutes les informations et tous les documents dont ils ont besoin : interventions passées et futures, devis, factures, attestations fiscales, attestations PAJE pour les clients, bulletins de paie pour les intervenants.

Personnalisez l’interface à vos couleurs pour créer une image professionnelle. Moderne, elle allie le Cloud pour sa disponibilité partout et tout le temps, et le responsive design pour une ergonomie adaptée à tous les appareils (ordinateurs, tablettes, smartphones).

Consultation en ligne de l’ensemble des informations utiles

Planning

Pour les clients comme pour les intervenants, la consultation du planning doit être facilitée au maximum pour limiter les oublis, les retards, les décalages de dernière minute ou tout simplement, pour éviter de sur-solliciter les chargés de planning avec des demandes de confirmation ou de précisions. Mettez le planning de chacun à sa disposition sur l’extranet afin qu’il puisse le consulter à tout moment, y compris en-dehors des horaires d’ouverture de l’agence, avec une visualisation à la semaine ou au mois.

A chaque modification que vous faites sur votre logiciel Ximi, le planning se met automatiquement à jour en temps réel. Pour faciliter la lecture et éviter des questionnements sur des interventions lointaines ou encore non confirmées, paramétrez une période maximale sur laquelle les intervenants et clients peuvent consulter les interventions à venir (30 jours, 45 jours à l’avance).

Visualisation du planning en temps réel

Fonctionnalités pratiques

L’extranet n’est pas un simple espace de dépôt de documents et d’informations de votre part. C’est un véritable espace d’échange et de mise à disposition d’outils pour faciliter votre quotidien et celui de vos interlocuteurs.

Pour vos clients, c’est un espace privilégié où ils gèrent tout ce qui concerne leurs relations avec vous. Par exemple, facilitez le recouvrement avec un module de paiement en ligne ou faites-leur parvenir vos enquêtes de satisfaction sans avoir besoin de les envoyer par mail. Les actions effectuées par le client sur l’extranet (paiement, réponse à l’enquête) sont directement visibles dans votre logiciel Ximi, sans délai.

Fluidifiez votre communication grâce au module de gestion des demandes. Disponible pour les clients et pour les intervenants, ils peuvent par ce biais vous faire parvenir leurs demandes de renseignements, de devis, les réclamations, etc. Ce système a de multiples intérêts : facilité de suivi grâce à l’affectation et aux statuts de traitement, traçabilité et transparence, en cohérence avec votre démarche qualité.

Une seule interface pour effectuer toutes les démarches

Fonctionnalités pratiques

L’extranet n’est pas un simple espace de dépôt de documents et d’informations de votre part. C’est un véritable espace d’échange et de mise à disposition d’outils pour faciliter votre quotidien et celui de vos interlocuteurs.

Pour vos clients, c’est un espace privilégié où ils gèrent tout ce qui concerne leurs relations avec vous. Par exemple, facilitez le recouvrement avec un module de paiement en ligne ou faites-leur parvenir vos enquêtes de satisfaction sans avoir besoin de les envoyer par mail. Les actions effectuées par le client sur l’extranet (paiement, réponse à l’enquête) sont directement visibles dans votre logiciel Ximi, sans délai.

Fluidifiez votre communication grâce au module de gestion des demandes. Disponible pour les clients et pour les intervenants, ils peuvent par ce biais vous faire parvenir leurs demandes de renseignement, de devis, les réclamations, etc. Ce système a de multiples intérêts : facilité de suivi grâce à l’affectation et aux statuts de traitement, traçabilité et transparence, en cohérence avec votre démarche qualité.

Une seule interface pour effectuer toutes les démarches

Validation déléguée et coupons

Simplifiez les processus de validation suite à l’intervention. Prévoyez une validation simple (par le client) ou en 2 temps (par le client et l’intervenant) pour confirmer l’intervention ou notifier un décalage ou une annulation. L’information est synchronisée en temps réel avec votre logiciel Ximi. Vous pouvez la prendre en compte instantanément pour la facturation du client, comme pour la paie de l’intervenant.

Pour certaines activités comme le cours à domicile, l’usage de coupons est fréquent. Dématérialisez leur utilisation ! Les intervenants pourront les saisir directement sur leur interface, et les clients pourront visualiser en temps réel le nombre de coupons qu’il leur reste.

Process de validation adaptable aux usages et parfaitement transparent